– Forderungsmanagement in der StB-Kanzlei –
Das Zahlungsverhalten von StB-Mandanten hat sich in den vergangenen Jahren zunehmend verschlechtert. Die Gründe für diese Entwicklung sind sehr vielschichtig: Auf Mandantenseite können konkrete Liquiditätsprobleme aber auch fehlende Honorarakzeptanz der Grund sein. Auf der Seite des Steuerberaters sind die zurückhaltende Geltendmachung des Honoraranspruchs zu nennen (um den Mandanten nicht zu verärgern oder zu verlieren), aber auch die menschliche Rücksichtnahme auf langjährige Mandanten, die durch eine konsequente Durchsetzung der Honorarforderung nicht in (weitere) finanzielle Bedrängnis gebracht werden sollen. Die folgenden Maßnahmen dienen dazu, die Honorarakzeptanz und damit das allgemeine Zahlungsverhalten des Mandanten zu verbessern, die „Außenstände“ der Kanzlei durch einen schnellen Zahlungseingang so gering wie möglich zu halten und endgültige Forderungsausfälle möglichst zu vermeiden.
Schriftlicher Steuerberatungsvertrag
Als StB sollten Sie Ihre Tätigkeit grds. nicht ohne einen schriftlichen Steuer-beratungsvertrag beginnen. Nur anhand eines schriftlichen Vertrages ist es im Streitfall möglich, den Umfang des Beratungsauftrages zu beweisen und den Honoraranspruch erfolgreich durchzusetzen.
Honorargespräch und Honorarakzeptanz
Immer wieder ist festzustellen, dass Mandanten der genaue Umfang der vom StB erbrachten Leistungen nicht bekannt ist und der Mandant die Leistung des StB nur als einen von der EDV erstellten Zahlenfriedhof wahrnimmt („Das macht doch alles die EDV – und dafür so viel Geld !“). Nutzen Sie daher jede Möglichkeit, Ihren Mandanten die erbrachte Leistung, den damit verbundenen Arbeits- / Zeitaufwand und den daraus resultierenden Nutzen (z.B. Steuervorteile aus genutzten Gestaltungsmöglichkeiten) zu erläutern und transparent zu machen. Auch der Hinweis, dass aufgrund der StBVV die Gebührenhöhe gesetzlich vorgegeben ist und Gebühren daher nicht in beliebiger Höhe verlangt werden können, schaffen Vertrauen in die Angemessenheit des Honorars und erhöhen die Zahlungsbereitschaft des Mandanten.
Persönlicher Mandantenkontakt
Je persönlicher und häufiger der direkte Kontakt zum Mandanten hergestellt wird, desto besser ist erfahrungsgemäß die Zahlungsmoral (aus menschlich-psychologischen Gründen). Bei wichtigen Mandanten sollte dieser persönliche Kontakt gezielt, unaufgefordert und regelmäßig hergestellt werden (z.B. durch regelmäßige Gespräche, Telefonate, Besuche im Mandantenbetrieb, Mandantenveranstaltungen). Diese „Kontaktpflege“ kann durch den Kanzleiinhaber oder durch den zuständigen Mitarbeiter erfolgen. Oft ist es hilfreich, Besuche im Mandantenbetrieb dazu zu nutzen, wichtige Mitarbeiter des Mandanten persönlich kennen zu lernen (z.B. anlässlich einer Besprechung oder beim Holen / Bringen von Unterlagen). Die Mitarbeiter in der Buchhaltungsabteilung des Mandanten haben nicht selten Einfluss darauf, wie schnell eingehende Rechnungen bezahlt werden. Wenn der StB oder der zuständige Kanzleimitarbeiter den betr. Mitarbeiter im Mandantenbetrieb persönlich kennt, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Honorarrechnung des StB bevorzugt bezahlt wird.
Bonitätsüberwachung
Bei Mandanten ist eine Verschlechterung der Zahlungsfähigkeit meist frühzeitig aus der laufenden Buchhaltung und aus Gesprächen mit dem Mandanten erkennbar (Auftragsrückgang, Umsatzrückgang, Eintritt von Verlusten, Anstieg des Forderungsbestandes in der Mandantenbuchführung wegen nicht zahlender Kunden Ratenzahlungs- und Stundungsanträge des Mandanten bei anderen Gläubigern), Bei derartigen Warnzeichen sollten Sie die zukünftige wirtschaftliche Entwicklung des betr. Mandanten genauer überwachen und bei diesen Mandanten keine hohen Außenstände entstehen lassen, die evtl. in einer späteren Insolvenz ganz oder teilweise ausfallen.
Vorschüsse
Zur Minimierung des Forderungsbestandes sollten Honoraransprüche so früh wie möglich geltend gemacht werden. Erst später fällig werdende Honoraransprüche können Sie durch die Vereinbarung von Vorschüssen zeitnah einziehen. Insbesondere bei Existenzgründern, deren Zahlungsverhalten man noch nicht kennt, ist der Vorschuss ein geeignetes Mittel.
Nutzung des Lastschriftverfahrens
Um einen zeitnahen Zahlungseingang zu gewährleisten sollten Sie mit Mandanten grds. der Honorareinzug im Lastschriftverfahren vereinbaren. Wenn ein Mandant sich weigert, am Lastschriftverfahren teilzunehmen ist dies oft ein erster Hinweis auf zukünftige Zahlungsprobleme.
Zeitnahe Rechnungsstellung
Honorarrechnungen sollten im Interesse eines schnellen Zahlungseingangs möglichst zeitnah versandt werden. Je größer der Abstand zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung ist, desto geringer erscheint dem Mandanten rückblickend der Wert der erbrachten Leistung, weil Nutzen und Umfang der Leistung zwischenzeitlich in Vergessenheit geraten sind (Beispiel: Betriebsprüfung). Im Übrigen erweckt eine späte Abrechnung erbrachter Leistungen beim Mandanten den Eindruck, die Bezahlung der Leistung sei aus Sicht der Kanzlei offenbar nicht so dringend.
Abtretung von Honorarforderungen
Als StB können Sie Ihre Honorarforderungen nur unter restriktiven Voraussetzungen abtreten oder Dritte mit der Einziehung der Forderung beauftragen. Die Abtretung (bzw. die Übertragung zur Einziehung) an Personen und Vereinigungen i,S.v. § 3 Nr. 1 – 3 StBerG (z.B. StB / RA / WP) ist ohne Zustimmung des Mandanten möglich. Die Abtretung / Übertragung an andere Personen (z.B. Inkassobüro, Verrechnungsstelle) ist nur zulässig, wenn eine schriftliche Einwilligung des Mandanten vorliegt oder die Forderung rechtskräftig festgestellt wurde (§ 64 Abs. 2 StBerG). Derzeit bietet eine Vielzahl von Dienstleistungsunternehmen den Einzug von Honorarforderungen für StB an („Factoring für Steuerberater“). Der Vorteil für die Kanzlei besteht im zeitnahen Zahlungseingang und der Entlastung des eigenen Mahnwesens. Diesem Vorteil stehen allerdings die anfallenden Gebühren des Factoringunternehmens gegenüber.
Praxistipp: Wenn Sie die Abtretung von Honorareinsprüchen nutzen wollen, so sollten Sie die erforderliche Einwilligung des Mandanten bereits durch eine entsprechende Klausel in Ihren Steuerberatungsverträgen vereinbaren.
Ordnungsgemäße Gebührenrechnungen
Bei der Berechnung der erbrachten Leistung ist auf die Einhaltung der Form-vorschriften der StBVV zu achten. Formale Rechnungsmangel können vom Mandanten als Grund genutzt werden, die Zahlung zu verweigern oder zu verzögern.
Abtretung von Steuererstattungsansprüchen
Zur Sicherung von Honoraransprüchen kommt die Abtretung von Steuer-erstattungsansprüchen in Betracht, die allerdings keinen „geschäftsmäßigen“ Umfang annehmen darf (§ 46 Abs. 4 AO). „Geschäftsmäßig“ i.S.v. § 46 AO ist der selbständige und mit Wiederholungsabsicht ausgeübte Erwerb. Die Abtretung von Steuerstattungsansprüchen ist daher nur in Einzelfällen nutzbar.
Zahlungsanweisung
Eine Alternative zur Abtretung von Steuererstattungsansprüchen ist die Zahlungsanweisung (§ 783 ff. BGB). Bei einer Zahlungsanweisung weist der Mandant das betr. Finanzamt an, die Steuererstattung nicht an ihn, sondern an den StB auszuzahlen. Der Mandant bleibt in diesem Fall Inhaber der Forderung und der StB zieht die Forderung lediglich für dessen Rechnung ein. Die Zahlungsanweisung hat gegenüber der Abtretung jedoch den Nachteil, dass der Mandant die Anweisung jederzeit widerrufen kann, solange das FA noch nicht gezahlt hat (§ 790 BGB).
Organisation des Mahnwesens
Der Zahlungseingang sollte in der Kanzlei regelmäßig überwacht und rückständige Honorarforderungen zeitnah angemahnt werden. In der Praxis verhalten sich StB hier oft zurückhaltend – aus Angst den Mandanten zu verärgern oder zu verlieren. Auf diese Weise entstehen oft hohe Forderungsbestände, die die Liquidität der Kanzlei nachhaltig beeinträchtigen.
Mahnungen werden i.d.R. zunächst schriftlich über Standardbriefe erfolgen. Bei rückständigen Zahlungen kann aber auch eine persönliche Kontaktaufnahme zum Mandanten sinnvoll sein. Im Gegensatz zur schriftlichen Mahnung hat der Mandant hier nicht die Möglichkeit, die Anfrage unbeantwortet zu lassen oder die Beantwortung aufzuschieben. Ein gut vorbereiteter Anruf hilft insbesondere, die Gründe für den Zahlungsrückstand in Erfahrung zu bringen. Bei Zahlungsschwierigkeiten sollte anlässlich des Gesprächs / Telefonats versucht werden, mit dem Mandanten eine Ratenzahlungsvereinbarung mit konkreten Zahlungsterminen zu treffen.
Praxistipp: Wenn schriftliche oder persönliche Mahnungen durch den StB erfolglos geblieben sind hilft ggf. das Mahnschreiben eines (befreundeten) Rechtsanwalts, in dem die gerichtliche Geltendmachung des Honoraranspruchs angekündigt und auf die dann entstehenden Kosten hingewiesen wird. Ein anwaltliches Mahnschreiben bewegt manchen Mandanten oft noch zur Zahlung, um gerichtliche Auseinandersetzungen und das damit verbundene Kostenrisiko zu vermeiden.
Zurückbehaltungs- und Leistungsverweigerungsrecht
Das Zurückbehaltungsrecht an den Handakten (§ 66 Abs. 4 StBerG) und die Einstellung der Tätigkeit bieten dem StB geeignete „Druckmittel“, um säumige Mandanten zur Zahlung rückständiger Honorare zu bewegen. Umfang und Grenzen des Zurückbehaltungs- und Leistungsverweigerungsrechts hat die Bundes-steuerberaterkammer in einer Stellungnahme dargestellt.
Schlichtung durch die Berufskammer
Nach § 76 Abs. 2 Nr. 3 StBerG schlichtet die regionale Steuerberaterkammer Gebührenstreitigkeiten zwischen StB und Mandant. Sofern es auf diesem Wege zu einer außergerichtlichen Einigung kommt, sollte der erzielte Vergleich unbedingt schriftlich fixiert werden.
Gerichtliches Mahn- und Klageverfahren
Sofern außergerichtliche Maßnahmen erfolglos geblieben sind, kann ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt werden. Legt der Mandant gegen den Mahnbescheid Widerspruch ein, so wird im anschließenden gerichtlichen Verfahren über die Honorarforderung entschieden. Spätestens im Klageverfahren zeigt sich, wie wichtig es aus Beweisgründen ist, im Vorfeld den Umfang der zu erbringenden bzw. erbrachten Leistungen genau zu dokumentieren (schriftlicher Steuerberatungsvertrag, Leistungserfassung) und bestehende Formvorschriften der StBVV genau zu beachten.
Besonderheiten bei Mandanten in der Krise
Bei Mandanten in der Krise besteht für Steuerberater das Risiko, dass Honorar-zahlungen des Mandanten später vom Insolvenzverwalter angefochten und zurückgefordert werden. Den bestmöglichen Schutz vor derartigen Rückforderungen bietet das sog. „Bargeschäft“ (§ 142 InsO). Eine Anfechtung von Honorarzahlungen ist grds. nicht (bzw. nur in Ausnahmefällen) möglich, wenn der Mandant für seine Honorarzahlung im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang eine gleichwertige Gegenleistung erhalten hat und somit Leistungen Zug um Zug ausgetauscht wurden.
Leistung und Gegenleistung sind gleichwertig i.S. eines „Bargeschäfts“, wenn die Höhe des Honorars angemessen ist, d.h. wenn das Honorar ordnungsgemäß gem. StBVV ermittelt wurde. Für die Frage, ob Leistungen „Zug um Zug“ erbracht wurden, kommt es auf den zeitlichen Abstand zwischen Fälligkeit und Zahlung an. Der erforderliche enge zeitliche Zusammenhang ist zweifelsfrei gegeben, wenn zwischen Fälligkeit und Zahlung nicht mehr als zwei Wochen liegen.