Steigender Konkurrenz- und Honorardruck zwingen Steuerberater zunehmend, die eigene Kanzleiführung so wirtschaftlich wie möglich zu gestalten. Die nachfolgend dargestellten Maßnahmen geben einen Überblick mögliche Maßnahmen zur systematischen Umsatzsteigerung, zur Kostensenkung und zur Sicherung der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit.
Vorüberlegung: Erarbeitung von Wettbewerbsvorteilen
Da die Erträge einer StB-Kanzle ausschließlich aus den Umsätzen mit Mandanten erzielt werden, ist die dauerhafte Bindung der vorhandenen Mandanten und die regelmäßige Gewinnung neuer Mandanten wichtige Voraussetzung für die Erhaltung bzw. die Steigerung der Kanzleierträge. Mandantenbindung und Mandantengewinnung werden dauerhaft nur gelingen, wenn die Kanzlei über Wettbewerbsvorteile gegenüber anderen Kanzleien verfügt. Dazu sollte jede Kanzlei die folgenden Fragen beantworten: „Warum sollte jemand (ausgerechnet) bei uns Mandant werden?“ bzw. „Warum sollte jemand von einem anderen StB (ausgerechnet) zu uns wechseln?“ bzw. „Warum sollte jemand dauerhaft bei uns Mandant bleiben – und nicht morgen zu einem anderen StB wechseln?“ Die Antworten auf diese Fragen können im Mandantengespräch argumentativ zur Mandantengewinnung und zur Mandantenbindung eingesetzt werden. Ergänzend zu den selbst gefundenen Antworten auf diese Fragen können weitere Anregungen zur Erarbeitung von Wettbewerbsvorteilen durch die regelmäßige Auswertung der einschlägigen Kanzleimanagemt-Zeitschriften gewonnen werden. In den monatlich erscheinenden Kanzleimanagement-Zeitschriften finden sich regelmäßig kreative Ideen zur Optimierung von StB-Kanzleien.. Weitere „Ideenquellen“ für Wettbewerbsvorteile können Mandantenbefragungen, Mitarbeiterbefragungen oder eine Konkurrenzanalyse der Wettbewerber vor Ort sein.
Maßnahmen zur Mandantengewinnung
Die Zahl der berufsrechtlich zulässigen Maßnahmen zur Mandantengewinnung ist durch die Erweiterung der Werbemöglichkeiten in den vergangenen Jahren immer weiter gestiegen. Als erfolgreiche Maßnahmen zur Mandantengewinnung kommen z.B. in Betracht: Empfehlungen (durch Mandanten, Kooperationspartner, Banken), persönliche Kontakte (durch Mitgliedschaft in Vereinen und Verbänden), Vorträge (bei Banken, Unternehmerverbänden, Berufsverbänden, IHK, Handwerkskammer), attraktive Kanzlei-Homepage, Artikel zu steuerlichen oder betriebswirtschaftlichen Themen in Tageszeitungen oder Branchenzeitschriften, Einladung von Nicht-Mandanten zu Mandantenveranstaltungen u.v.m.
Praxistipp:
Lesen Sie doch einmal in einem Kommentar zum StBerG die Kommentierung zu § 57a StBerG („Werbung“). Hier finden Sie eine allgemeine Darstellung der berufsrechtlichlichen Regelungen zur Werbung durch StB, sowie die gesamte Rechtsprechung zu berufsrechtlich zulässigen und unzulässigen Werbemaßnahmen. So können Sie bei geplanten Maßnahmen schnell erkennen, ob diese Maßnahmen bereits als zulässig oder unzulässig beurteilt wurden – insbesondere wenn es sich um etwas „offensivere“ Maßnahmen zur Mandantengewinnung handelt. Außerdem finden Sie hier sicherlich weitere Anregungen für Ihre eigene Mandatengewinnung.
Bevor Sie sich für einzelne Maßnahmen entscheiden sollten Sie ggf. noch die Frage beantworten, ob Sie mit Ihren Maßnahmen den gesamten Markt ansprechen möchten oder ob Sie eine bestimmte Zielgruppe (Branche) bevorzugt erreichen möchten und die geplanten Maßnahme daher auf die Zielgruppe abgestimmt werden müssen.
Maßnahmen zur Mandantenbindung
Die Frage nach den Gründen für eine Mandatskündigung wird von Mandanten oft mit einer der folgenden Aussagen beantwortet; „Die Kanzlei verwaltet mich nur – ich wünsche mir aber mehr Eigeninitiative!“ oder „Den Chef sehe ich viel zu selten!“ oder „Die Mitarbeiter waren unfreundlich. Ich fühlte mich wie eine Nummer – aber nicht als wichtiger Mandant!“ Unzufriedenheit mit der fachlichen Leistung oder die Höhe des Honorars sind also in vielen Fällen nicht der entscheidende Grund für die Kündigung.
Durch eine Mandantenbefragung können Sie Unzufriedenheiten und mögliche Kündigungsgründe im Mandantenstamm frühzeitig erkennen und vermeiden. Fragen Sie auch neue Mandanten bereits im Erstgespräch, warum sie von einem anderen Steuerberater zu Ihnen wechseln. Aus der Antwort können Sie weitere Ideen zur Mandantenbindung gewinnen, indem Sie die genannten Kündigungsgründe in der eigenen Kanzlei vermeiden.
Die regelmäßige und aktive Pflege der Mandantenbeziehung kann schriftlich (z.B. durch Mandanten-Newsletter) oder persönlich (durch Mandantengespräche, Mandantenveranstaltungen oder, gemeinsame Freizeitaktivitäten) erfolgen. Sorgen Sie auch für einen besonders freundlichen Empfan der Mandanten in der Kanzlei, um die „gefühlte Beratungsqualität“ zu optimieren. Dazu ist ggf. eine entsprechende Schulung Ihrer Mitarbeiter erforderlich – oder Sie entwickeln gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern einen „Standard“ für den Mandantenempfang in der Kanzlei.
Praxistipp:
Erstellen Sie eine ABC-Analyse ihrer Mandanten und legen Sie fest, welche konkreten Maßnahmen zur Mandantenbindung Sie bei A-, B-, und C-Mandanten ergreifen. Auch hier können Ihnen die bereits erwähnten Kanzleimanagement-Zeitschriften sowie die Kommentierung zu § 57 a StBerG wertvolle Anregungen liefern.
Umsatzsteigerung pro Mandant
Eine Umsatzsteigerung mit den vorhandenen Mandanten ist insbesondere durch das Angebot zusätzlicher Beratungsleistungen möglich (z.B. betriebswirtschaftliche Beratung, private Vermögensberatung und Finanzplanung, Mediation). Dass insbesondere bei betriebswirtschaftlichen Themen entsprechender Beratungsbedarf besteht beweisen insbesondere die Rechnungen von Unternehmensberatern, die immer wieder in der Buchführung von Mandanten auftauchen.
Praxistipp:
Bieten Sie Ihre betriebswirtschaftlichen Beratungsleistungen aktiv und regelmäßig an. Wenn Sie 150 betriebliche Mandanten haben und nur mit einem Drittel dieser Mandanten einen durchschnittlichen Zusatzumsatz von 1.000 Euro pro Jahr durch betriebswirtschaftliche Beratungsleistungen erzielen, so bedeutet dies eine dauer- hafte Umsatzsteigerung von 50.000 Euro pro Jahr für Ihre Kanzlei.
Kostensenkung
Eine Ertragsteigerung durch Kostensenkung ist in StB-Kanzleien i.d.R. nur bedingt möglich, da die Hauptkostenarten weitgehend feststehen (Personalkosten, Raumkosten, Versicherungen, EDV). Eventuell können durch einen Anbietervergleich noch Kostensenkungen erzielt werden (z.B. Wechsel des EDV-Anbieters oder des Versicherers). Größeres Kostensenkungspotenzial ist dagegen insbesondere durch eine Rationalisierung der kanzleiinternen Arbeitsabläufe realisierbar. Durch eine Rationalisierung der Arbeitsabläufe kann ggf. die gleiche Leistung (Buchführung, Jahresabschluss, Steuererklärung) mit geringerem Zeiteinsatz und damit zu geringeren Kosten erbracht werden und auf diese Weise der Deckungsbeitrag aus diesen Tätigkeiten gesteigert werden. Dieses Rationalisierungspotenzial kann insbesondere durch den Einsatz von Checklisten und durch die Nutzung elektronischer Arbeitshilfen erschlossen werden (z.B. DMS, elektronische Belegbuchung usw.). Führen Sie dazu ein Gespräch mit Ihrem EDV-Anbieter um dieses Rationalisierungspotenzial so weit wie möglich auszuschöpfen.
Individueller Maßnahmeplan
Die o.g. Maßnahmen zur Ertragsteigerung erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Jede StB-Kanzlei sollte daher einen indivduellen Maßnahmeplan zur Ertragsteigerung mit konkreten Terminen und Zuständigkeiten erarbeiten (Schlüsselfrage: „Wer macht was bis wann ?“). Ohne einen schriftlich fixierten Maßnahmeplan besteht die Gefahr, dass die geplanten Maßnahmen zur Ertragsteigerung im „Alltagsgeschäft“ aus Zeitgründen immer wieder verschoben oder vergessen werden.
Checkliste: Ertragsteigerung in der StB-Kanzlei
Gibt es einen „Aktionsplan“ für die nächsten 12 Monate mit konkreten Maßnahmen zur Mandantengewinnung und Mandantenbindung ?
Wird regelmäßig geprüft, wie mit den vorhandenen Mandanten mehr Umsatz erzielt werden kann (z.B. durch zusätzliche Leistungen aus dem Bereich der vereinbaren Tätigkeiten) ?
Ist Mandanten das gesamte Leistungsspektrum der Kanzlei bekannt (z.B. durch Dienstleistungsübersichten, Flyer, Kanzleibroschüre, persönliche Gespräche),damit sich Mandanten bei Bedarf an die Kanzlei wenden (und nicht aus Unkenntnis andere Berater beauftragen? Werden Mandanten aktiv und systematisch auf Zusatzberatungen angesprochen ?
Gibt es eine ABC-Analyse der Mandanten und Leistungen ? Sind die wichtigsten Mandanten und die Dienstleistungen mit dem höchsten Deckungsbeitrag bekannt ? Gibt es ein abgestuftes „Betreuungskonzept“ für A-, B- und C-Mandanten)? Werden A-Mandanten besonders „gepflegt“ (um ein „Abwandern“ zu verhindern) ?
Ist es möglich, besonders lukrative Mandantenzielgruppen zu identifizieren und diese Mandanten gezielt anzusprechen (Branchen, Rechtsformen)?
Gibt es Standards für den persönlichen Empfang von Mandanten in der Kanzlei ? Sind alle Mitarbeiter im Umgang mit Mandanten geschult (persönlicher, telefonischer schriftlicher Umgang mit Mandanten)?
Gibt es eine Konkurrenzanalyse der Mitbewerber ? Sind die Stärken / Schwächen bzw. Vor- / Nachteile gegenüber Mitbewerbern bekannt ? Sind diese Wettbewerbs-vorteile allen Mitarbeitern und Mandanten bekannt ?
Ist eine Mandantenbefragung sinnvoll (um Mandantenwünsche noch besser zu erfüllen und Unzufriedenheiten / Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und Mandatskündigungen zu vermeiden ?
Wie wird mit Mandantenbeschwerden umgegangen ? Werden Reklamationen und Verbesserungsvorschläge von Mandanten systematisch erfasst, ausgewertet und bearbeitet, um Mandatskündigungen unzufriedener Mandanten zu vermeiden ?
Werden Honorargespräche professionell geführt und dem Mandanten der Inhalt und der Umfang der erbrachten Leistungen verständlich und umfassend vermittelt (Honorartransparenz und Leistungstransparenz)?
Wurden alle Kostenarten auf Kostensenkungsmöglichkeiten überprüft ?
Werden alle Instrumente zur Rationalisierung der Leistungserstellung genutzt, um die gleiche Leistung mit möglichst wenig Zeiteinsatz und damit zu niedrigeren Kosten erbringen zu können (z.B. Checklisten, DMS, elektronische Belegbuchung) ?