Steuerberater gewinnen neue Mandanten vor allem durch Empfehlungen zufriedener Mandanten. Daher sollte jede Kanzlei möglichst viele Maßnahmen nutzen, um gezielt Empfehlungen zu generieren. Eine besonders wirksame Maßnahme ist die Einrichtung von Mandantennetzwerken. Ein gut organisiertes Mandantennetzwerk führt erfahrungsgemäß zu einer hohen Mandantenbindung und dient zugleich der Mandantengewinnung, weil Mandanten im Freundes- und Bekanntenkreis vom Nutzen des Netzwerks berichten und auf diese Weise neue Interessenten für das Netzwerk gewinnen. Diese Personen können die Kanzlei durch das Netzwerk auf lockere und zwanglose Weise kennenlernen. Durch regelmäßige Veranstaltungen kann die Kanzlei zu einem attraktiven „Treffpunkt“ oder zur „Kontaktbörse“ für Unternehmer werden und auf diese Weise einen hohen Zusatznutzen für die Teilnehmer schaffen. Da Mandantennetzwerke nur von wenigen Kanzleien eingerichtet werden, können Sie sich auf diese Weise positiv von vielen anderen Kanzleien abheben. Vielleicht führt ein Mandanten-netzwek an Ihrem Standort sogar zu einem Alleinstellungsmerkmal, weil keine andere Kanzlei im räumlichen Umfeld ein derartiges Netzwerk betreibt. In der Praxis gibt sehr unterschiedliche Möglichkeiten, mit denen Sie Mandanten untereinander vernetzen können. Wählen Sie aus den folgenden Varianten diejenigen Maßnahmen aus, die zu Ihrer Kanzlei und zu Ihren zeitlichen Möglichkeiten passen.
Mandantenpräsentation in der Kanzlei
Sie können Ihren Mandanten eine Möglichkeit zur Selbstdarstellung und zur gegenseitigen Kontaktaufnahme bieten, indem Sie im Eingangs- oder Wartebereich der Kanzlei einen Präsentationsständer aufstellen, in dem Mandanten ihre Firmenbroschüren und Produktinformationen auslegen können. Wenn Sie einen eigenen Newsletter oder eine Mandantenzeitschrift herausgeben, können Sie darin regelmäßig Unternehmensportraits Ihrer Mandanten veröffentlichen oder auf der Homepage einen entsprechenden Bereich einrichten. Sie verstoßen damit auch nicht gegen Ihre Verschwiegenheitspflicht, da die Darstellung nur auf Wunsch und mit dem ausdrücklichen Einverständnis des Mandanten erfolgt.
Mandantenbeirat
Mit einer kleinen Gruppe ausgewählter Mandanten können Sie einen „Mandantenbeirat“ einrichten. Laden Sie 6 – 12 wichtige Mandanten zu einem ein- bis zweistündigen Gespräch in die Kanzlei ein und sprechen Sie mit diesen Mandanten über deren Zufriedenheit mit dem Leistungsangebot und über die Qualität der Zusammenarbeit. Fragen Sie: Wie gut ist die Zusammenarbeit? Was ist verbesserungsfähig? Was erwarten diese Mandanten von der Kanzlei? Welche Themen sind besonders wichtig? Gibt es Lücken im Leistungsangebot? Auf diese Weise erhalten Sie ein wichtiges Feedback aus dem Mandantenkreis und können Ihr Beratungsangebot noch genauer auf die Erwartungen der Mandanten ausrichten. Sie können das Gespräch auch durch einen externen Moderator leiten lassen, wenn Sie der vermuten, dass Mandanten ihre Meinung gegenüber dieser Person offener äußern als sie es Ihnen gegenüber tun würden. Die Mandanten haben bei diesen Treffen auch die Möglichkeit, untereinander neue (Geschäfts-) Kontakte zu knüpfen, was eine zusätzliche Motivation für die wiederholte Teilnahme sein kann.
Unternehmermesse
Die meisten Kanzleien betreuen viele unterschiedliche Branchen. Bieten Sie Ihren Mandanten eine Möglichkeit, sich neuen Kunden zu präsentieren und organisieren Sie gemeinsam eine „Unternehmermesse“, auf der jeder Mandant sein Unternehmen und seine Produkte vorstellen kann. Mandanten mit Fachkräftemangel können die Messe auch nutzen, um sich gegenüber den Messebesuchern als attraktiver Arbeitgeber darzustellen und auf diese Weise neue Mitarbeiter gewinnen. Dies kann für viele Unternehmen ein zusätzlicher Anreiz für die Teilnahme sein. Fordern Sie Ihre Mandanten auch auf, befreundete Unternehmer zur Teilnahme an der Messe einzuladen. Diese Unternehmer lernen Sie dann als besonders engagierten und kreativen Steuerberater kennen. Die Messe kann in angemieteten Räumen oder auf dem Firmengelände eines Mandanten stattfinden. Wenn jeder Mandant alle seine Kunden zu dieser Messe einlädt und Ihre Kanzlei ebenfalls mit einem Messestand vertreten ist, wird die Kanzlei von vielen Besuchern wahrgenommen. Als Initiator der Messe sollten Sie außerdem die Lokalpresse einladen, damit am nächsten Tag über die Veranstaltung und über Sie als Initiator berichtet wird.
Unternehmer-Club
Ein Unternehmer-Club dient dazu, den Erfahrungs- und Meinungsaustausch zwischen Mandanten zu fördern und neue Kontakte zu knüpfen. Überlegen Sie, welche Mandanten bzw. welche Branchen sich gegenseitig ergänzen oder welche Mandanten gegenseitig die Leistungen eines anderen Mandanten benötigen. Alternativ können Sie auch Ihre A-Mandanten ansprechen oder Mandanten, von denen Sie wissen, dass sie sehr kontaktfreudig sind und gerne andere Menschen kennenlernen. Bringen Sie diese Mandanten dann durch einen Unternehmer-Club persönlich zusammen.
Das erste Treffen dient zunächst dem Kennenlernen. Danach können Sie regelmäßige Treffen vereinbaren, z.B. jeden ersten Montag im Monat – außer in der Ferien- und Weihnachtszeit. Das Treffen kann morgens als „Business-Frühstück“ oder abends als „Unternehmer-Stammtisch“ stattfinden und sollte ca. 1 bis 1,5 Stunden dauern. Sie brauchen diese Veranstaltungen inhaltlich nicht vollständig selbst gestalten. Es genügt meist, wenn Sie mit den Teilnehmern am Ende jedes Treffens ein Schwerpunktthema für das nächste Treffen festlegen. Geeignete Themenvorschläge können Sie aus Wirtschafts- und Unternehmermagazinen entnehmen. Das Themenspektrum kann von Finanzierungsfragen und dem Umgang mit Banken bis zu Fragen der Mitarbeiterführung, des Datenschutzes oder der Digitalisierung reichen. Wenn Sie das betreffende Thema anhand eines Zeitungs- oder Zeitschriftenartikels kurz anmoderieren, kommt die Diskussion meist von selbst in Gang.
Sie können Ihre Mandanten auch auffordern, befreundete Unternehmer oder Fachleute aus dem Freundes- oder Bekanntenkreis mitzubringen. Auf diese Weise erhöht sich auch der Bekanntheitsgrad Ihrer Kanzlei immer weiter.
Internet-Forum
Auch durch ein Internet-Forum können Sie den Kontakt und den Erfahrungsaustausch zwischen Ihren Mandanten fördern. Ein Diskussionsforum können Sie entweder durch einen geschützten Bereich auf der Kanzlei-Homepage oder auf einer Plattform im Internet einrichten (z.B. XING). Das Forum erfordert natürlich regelmäßige Beiträge und verlangt daher Ihr persönliches Engagement. Der erforderliche Zeitaufwand sollte daher nicht unterschätzt werden. Stellen Sie regelmäßig neue Beiträge ein und weisen Sie Ihre Mandanten immer wieder auf das Forum hin. Am Anfang ist die Beteiligung vielleicht noch gering, bei interessanten Informationen wird das Interesse im Laufe der Zeit aber immer weiter zunehmen.